Frage: Wir möchten einen Mitarbeiter einstellen, der allerdings nicht in der Nähe unseres Unternehmens wohnt. Seine Präsenz im Büro ist unbedingt notwendig, daher würden wir die Kosten einer Wohnung übernehmen. Nun kam die Frage auf, ob eine doppelte Haushaltsführung überhaupt vorliegen kann, da der Mann noch bei seinen Eltern wohnt. Nach seinen Angaben bewohnt er eine eigene Etage. Reicht das aus?
Antwort: Ihre Prüfung geht in die richtige Richtung. Für eine doppelte Haushaltsführung und damit auch für die steuerfreie Übernahme der Kosten durch Sie ist es erforderlich, dass Ihr neuer Mitarbeiter einen eigenen Hausstand an seinem Lebensmittelpunkt unterhält. Auf keinen Fall genügt es, wenn lediglich ein oder mehrere Zimmer unentgeltlich bewohnt werden. Eine finanzielle Beteiligung von mehr als 10 % an den monatlich anfallenden Kosten ist zwingend erforderlich. Ob die Nutzung einer eigenen Etage allerdings die Eingliederung in den Haushalt der Eltern ausschließen kann, muss der BFH erst noch entscheiden (Verfahren ist anhängig, Az. VI R 12/23). Mein Rat: Besprechen Sie das Risiko mit dem neuen Mitarbeiter und weisen ihn darauf hin, dass Ihre steuerfreie Kostenerstattung im Zweifel zu steuerpflichtigem Arbeitslohn werden kann.